Поговорим об особенностях использования автономных онлайн-касс. Что это за кассы, в чем их плюсы и минусы и кому они лучше всего подходят.
Зачастую, когда слышат фразу "автономная касса" делают вывод, что такая касса работает без подключения к интернету. Это не так. Сейчас любой кассовый аппарат идет с пометкой "онлайн" и имеет, как минимум, один способ передачи данных через интернет (в противном случае, это будет нарушением закона 54-ФЗ).
"Автономными" (по-другому их еще называют "кнопочные") они называются потому, что для работы на таких кассах не нужен компьютер с установленной на нем кассовой программой. Т. е. они независимы от внешнего ПО и работают сами по себе. В составе таких касс обязательно имеется клавиатура и дисплей. Клавиатура предназначена для ввода информации (сумма чека, программирование настроек, данные и реквизиты владельца, ФИО кассира и т. д). Дисплей, соответственно, предназначен для отображения всей этой информации.
Как и любые другие кассовые аппараты, автономные кассы имеют свои плюсы и минусы.
Плюсы автономных онлайн-касс:
- для работы не нужен компьютер и дополнительное ПО;
- невысокая стоимость по сравнению со смарт-терминалами и фискальными регистраторами;
- мобильность (многие автономные кассы имеют встроенные аккумулятор, что позволяет использовать их при развозной торговле);
- неприхотливость в работе (рабочий диапазон температур у многих кнопочных касс от -20 до +45, смарт-терминалы плохо функционируют уже при 0).
Минусы автономных онлайн-касс:
- сложность в использовании;
- сложность в добавлении базы товаров;
- не подходят для большого ассортимента товаров (услуг);
- не позволяют вести товароучет;
- имеют ограниченный функционал (нельзя подключить торговлю алкоголем или маркированными товарами);
- не все модели позволяют подключить дополнительное оборудование (сканер штрих-кодов, банковский терминал, весы и т. д.);
- не позволяют автоматизировать торговую точку.
В каких случаях есть смысл использовать автономную онлайн-кассу?
Автономные кассы не делятся на кассы для ИП и кассы для организаций. Использовать их могут и одни и другие. Только подходят автономные кассы далеко не всем, использовать их можно, если:
1. Владелец кассы (ИП или организация) реализует небольшое количество товаров или услуг.
Для автономных онлайн касс предусмотрена возможность заносить в них базу товаров (номенклатуру). Это делается для того, чтобы в чеке отображалось наименование каждого товара (услуги). Количество товаров, которое можно заносить в память кассы, зависит от модели аппарата. В зависимости от модели, можно заносить от нескольких сотен до нескольких тысяч позиций. При этом, каждому товару присваивается свой номер, которой в последующем используется при пробитии чека с этим товаром.
Теперь давайте представим такую ситуацию: имеется магазин с ассортиментом 10 000 товаров. Если владелец такого магазина будет использовать "автономку", то ему необходимо занести все эти 10 000 товаров в память кассы (многие модели "автономок" позволяют заносить такое количество и даже больше). Чтобы пробить любой из этих 10 000 товаров, нужно знать его порядковый номер в базе. Это означает, что у кассира под рукой должен находится список товаров с кодами. Учитывая, что товаров очень много, то поиск нужного кода займет определенное время. Причем, ситуация кардинально не поменяется, если вместо 10 000 товаров, будет 1000 товаров. Удобно ли будет работать кассиру на такой кассе? Вряд ли.
2. Владелец кассы (ИП или организация) не планирует вести товароучет.
Для товароучета нужна специальная программа, которая позволяет подсчитывать остатки проданного товара и ставить на приход новый товар. Автономная касса не позволит этого сделать, т. к. она работает без использования компьютера, а внутреннее ПО кассы не имеет таких функций. Поэтому, если для владельца магазина необходим товароучет, то автономная онлайн-касса ему уже не подойдет. В таком случае нужно использовать фискальный регистратор или, в крайнем случае, смарт-терминал.
3. Если владелец кассы не планирует торговать маркированными товарами и/или алкоголем.
Как уже говорилось ранее, автономные кассы не позволяют подключать маркировку и ЕГАИС. Хотя, если говорить точнее, то эта функция в некоторых моделях все же предусмотрена, но в ограниченном виде. Например, на некоторых моделях кнопочных касс поддерживается подключение 2D сканера и возможность пробивать маркированные товары. Но для приемки электронных накладных вам все равно отдельно потребуется компьютер с электронной подписью. В этом случае использование кнопочной кассы теряет всякий смысл, т. к. если на торговой точке используется компьютер, то будет проще приобрести фискальный регистратор и подключить его к компьютеру.
Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что пользователи автономных онлайн-касс - это ИП или организации, которые:
- работают с небольшим ассортиментом товара (услуг);
- работают с небольшим потоком покупателей в торговой точке;
- не продают маркированный товар или алкоголь;
- не ведут товароучет и не нуждаются в автоматизации торговой точки;
- хотят сэкономить на покупке онлайн-кассы.
В любом другом случае в торговой точке целесообразнее использовать фискальный регистратор или смарт-терминал.